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智慧档案室档案管理系统产生的背景

1978年,我国进入了改革开放的新时期,与国外的教育交流迅速发展,尤其是2001年中国正式加入WTO之后,标志着中国对外开放进入了一个全新的阶段,***改革开放政策极大地带动了出国留学生的派遣工作。国外学校一般要求留学生办理相应语种的成绩证明、明、证明等相关档案,这些档案均由高校档案馆提供。外语类院校培养了大量的外语人才,他们对出国留学、访学、交流有着很大的潜在需求,大连外国语大学档案馆2016、2017年度办理出国证明均在一万份以上。学校现有10个外语语种,33个本科,因为语种、众多,课程又分为必修课、选修课,选修课包括任选课和必选课,因、年级、出国交换经历、选修课等因素的区别每一位毕业生的都是不一样的,之前在实际工作过程中,档案馆采用人工翻译的方式,每一张成绩证明的录入、翻译都需要花费较长的时间。

传统的实体档案,传统的档案管理及服务方式,老旧的档案管理系统已经 无法满足用户对档案馆智慧服务的需求。为此2018年大连外国语大学档案馆购买了新版的智慧化档案管理系统,其中的翻译子系统实现了成绩证明、明、证明、奖学金证明等所有相关证明的系统自动翻译,实现证明文件的自动生成,节省了工作人员手动操作所耗费的时间和精力,极大地提高了档案馆的工作效率,具有更加智能、更加规范、更加准确、更加等优势。

智慧档案室与人工智能技术

2019年11月，部在南京召开有关“智慧”的会议，重庆市局展示了***服务智能机器人“大牛”，它的服务速度和准确度已多次战胜人类律师。近我在参观科大讯飞时得知，他们研制的智能机器人参加律师资格考试，竟然胜过 90%以上的人类考生；智能机器人教师能够批改考试卷，并且比人类教师批改得更加客观公正，其评分一致率在中考试卷评分中普遍高于人类教师5%左右，在试卷评分中普遍高于人类教师10%左右；智能机器人医生的诊断水平也高于很多人类医生，因而被推荐到很多基层***做医生助手使用。

由上可见，人工智能技术的发展，已使得机器人不但具有“智慧”，而且具有高于人类平均水平或高于普通人的“智慧”。以前，我们以为机器人只能干体力活，不能干智力活，但现在人工智能技术的发展，已经打破我们的这个认识。

智慧档案室数据挖掘推送技术

近年来，我切实感受到数据挖掘推送技术的发展。它不但挖掘出很多新信息，而且还定向地、主动地向人进行推送。比如，我用手机和电脑录入文字，刚输入一个字，输入法软件就会弹出由这个字组成的所有词或词组供我选择；我用搜索引擎查某个词，也会出来一连串与之相关联的自动推送。为什么在新闻类App上会有很多我想看的消息？那是App根据我过去的阅读内容、阅读习惯而主动推送给我的。这些都是运用算法等数据挖掘推送技术来完成的。

定向推送技术的应用是所谓“俄罗斯干预美国大选”。据说俄罗斯运用定向推送技术，向美国各种不同的人群，定向地、主动送美国候选人有关信息，对选民进行“”和引导，影响选民对候选人的好恶。

由上可见，数据挖掘与推送技术发展得也出乎想象地快，应用得也出乎意料地普遍。今天，可能我们一不小心就会被别人“定向推送”，并加以左右甚至成功“”了。

人工智能技术与数据挖掘技术为智慧档案提供智慧

人工智能技术也好，数据挖掘推送技术也好，都是把数据变成智慧的技术。这些技术的应用和发展，为建设智慧档案馆（室）提供了关键性的技术，让智慧档案馆（室）不再是一个空话或标签，而是能够变成现实、得以实现、成为实际。在它们没有出现的时候，人们讲智慧档案馆（室），只能是表面的、浅层次的、名义上的，甚至是误读的，而当它们出现以后，建设智慧档案馆（室）就可以名副其实了，可以建成实质意义上的智慧档案馆（室）。这些技术的出现，是我这两年开始提出建设智慧档案馆（室）的一个重要主因。